ГРОДНЕНСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ БЕЛОРУССКОГО ПРОФСОЮЗА РАБОТНИКОВ КУЛЬТУРЫ, ИНФОРМАЦИИ, СПОРТА И ТУРИЗМА
19 апреля 2024 года

«Заранее спасибо», или ТОП-10 неуместных фраз в деловой переписке

232

В какой бы сфере вы не работали, без переписки и общения с коллегами, клиентами или партнерами не обойтись. Какие популярные фразы при этом лучше не употреблять и на какие их лучше заменить? Об этом рассказала Ольга Петелич, ресечер, HR-специалист.

1. «Доброе время суток»

В деловой переписке нередко применяют эту фразу вместо «Доброе утро», считая, что адресат прочитать сообщение вечером. Такое обращение кажется логичным, особенно если вы работаете с партнерами или клиентами из других часовых поясов, но лучше его все-таки не использовать.

Чем можно заменить?

Если в переписке участвуют люди из разных часовых поясов, можно использовать не привязанные ко времени приветствия: «Привет/Приветствую». Да и просто написать «Добрый день» тоже можно – вряд ли кто-нибудь обидится, если вдруг прочтет это сообщение вечером.

2. «Здравствуйте» – и тишина

Отправить просто приветствие – скорее всего вам не ответят или переписка затянется надолго. Таким «приемом» чаще всего грешат в мессенджерах, которые стали полноценной платформой для делового общения, а значит, требуют соблюдения почти тех же правил, что и в бизнес-коммуникации по e-mail.

Чем можно заменить?

Идеальное первое сообщение в деловой коммуникации – приветствие и краткое описание сути вопроса. К примеру: «Здравствуйте, меня зовут Петр, я менеджер проектов. Клиент попросил внести правки в функционал на сайте. Я знаю, что вы занимаетесь этим проектом, правки можно отправить вам? Если нет, подскажите, кому?».

Получатель сразу понимает, кто и зачем ему пишет, он может максимально просто и быстро ответить – либо отправить вас к другому сотруднику или запросить детали.

3. «Ну что там?»

И какие-либо другие вариации «толкания» собеседника, если он сам не рассказывает, как продвигается дело. Во-первых, это грубо. Во-вторых, создается впечатление, что вы считаете собеседника ребенком, требующим контроля.

Чем можно заменить?

Если горят сроки, а коллега или подрядчик молчит, то просто прямо спросите, как идет работа: «Иван, здравствуйте. Завтра до 12-ти нужно показать заказчику пробную версию сайта, и я немного переживаю. Подскажи, все идет по плану? Может нужна какая-нибудь помощь?». Так вы не только узнаете, на каком этапе проект, но и проявите заботу.

4. «Жду ответа»

Если вы пишете кому-то письмо, это само по себе предполагает, что вы ждете ответа. То есть фраза как минимум лишняя, а как максимум – странная. Кстати, это работает и в другую сторону – если вам что-то написали и это требует ответа, не поленитесь его написать.

Чем можно заменить?

Если вам нужны конкретные ответы, попросите их. Вариаций может быть несколько: можно выделить в письме конкретные вопросы и попросить на них ответить: «Подскажите, когда ждать обратную связь от HR-отдела?». Если текст не подразумевает конкретных ответов, но вы хотите знать, что его прочитали – попросите поставить плюс или любой другой удобный символ/смайл. Если собеседник просто никак не отреагировал – не стоит слать вдогонку «Пишу еще раз». Лучше напишите еще одно письмо с тем же содержанием и дополните его чем-нибудь, например, уточните, нет ли вопросов.

5. «Заранее спасибо»

Казалось бы, «заранее спасибо», «заранее благодарен/а» – это просто вежливые фразы, но у многих от них начинает дергаться глаз. А все потому, что это выглядит как пассивная агрессия или просто манипуляция: вроде бы у человека априори нет варианта отказаться.

Чем можно заменить?

Прежде всего лучше уточнить, может ли человек выполнить вашу просьбу. Если он согласен, обычного «спасибо» будет достаточно. Если вы понимаете, что просите о том, что человек не обязан делать, сразу попробуйте найти для него какие-то преимущества, например, «Александр, здравствуйте. Знаю, что это не ваш проект, но у нас завтра презентация, а протестировать проект некому. Можете этим заняться? Работу оплатят по двойному тарифу».

6. «Извините, что беспокою»

Нет никакого смысла писать «извините за беспокойство», извиняться за тревогу или спрашивать, есть ли минутка.  Вы уже потревожили человека и оторвали от дел, поэтому лучшим проявлением уважения будет просто быстро и лаконично описать суть дела.

Чем можно заменить?

Здесь все достаточно просто – пишите коротко, четко и по делу. Если пишете в нерабочее время, то объясните причину: «Здравствуйте, знаю, что вы  в отпуске, но больше ни у кого нет доступа к проекту. Пожалуйста, пришли мне последние правки по проекту».

7. «Я попробую»

«Я попробую», «Буду стараться», «Наверное, получится» и другие синонимы – все это звучит так, будто человек с самого начала не хочет брать на себя ответственность за выполнение задания.

Чем можно заменить?

Если у вас есть сомнения, опишите их и предложите пути решения, если они есть: «Я понимаю, что сдать сайт нужно через неделю, и сомневаюсь, что это возможно. Я могу попросить разработчиков ускориться, но это ничего не гарантирует. Если сайт нужен строго в срок, в команду нужно добавить еще пару специалистов».

8. «Я понимаю, что вы чувствуете»

«Я понимаю ваши чувства». Эту фразу часто используют, когда собеседник расстроен или недоволен. Она звучит как минимум неуместно и точно не поможет человека успокоить.

Чем заменить?

Конечно, избежать похожих ситуаций в рабочем процессе нереально. В то же время, можно сократить негативные эмоции. Проявите заботу и попробуйте как можно скорее решить возникший вопрос или компенсировать неудобства, например, «Михаил, мне жаль, что вы до сих пор не получили отчет. Я уточнила информацию: корректор вносит последние правки и через полчаса документ будет у вас».

9. «Как я уже говорил/а»

Эта фраза звучит так, будто вы считаете коллег или клиентов глупыми, которым нужно все повторять. Даже если вы доносите очень правильные мысли, такие вещи все равно могут восприниматься достаточно агрессивно.

Чем можно заменить?

Если вы хотите что-нибудь повторить – просто повторите с дополнением: «Так вот, мы решили не менять заказ».

10. «Честно говоря»

Звучит так, как будто обычно вы говорите нечестно. Конструкции типа «честно говоря» – это коммуникативный мусор, который не несет смысла.

Чем можно заменить?

В данном случае ничем. Лучше всегда общайтесь прямо и честно – тогда такие фразы просто не пригодятся.

Конечно, вряд ли ваши коллеги или клиенты откажутся от работы с вами, если вы будете здороваться фразой «доброго времени суток» или заранее благодарить. Но намного лучше, когда каждодневная переписка и общение по работе не обременены ненужными и неуместными речевыми оборотами.

Записала Ирина ВОЕВОДСКАЯ

profgid.1prof.by